Uw gids voor Facility Management
Facility management is een brede discipline die een verscheidenheid aan industrieën omvat, van voedsel tot technologie, productie tot e-commerce en daarbuiten. Maar hoewel de kern van elk bedrijf compleet kan verschillen van zelfs de naaste concurrentie, zijn succesvolle praktijken op het gebied van facility management gemakkelijk uitwisselbaar van onderneming tot onderneming. In feite is het één van de weinige functietitels die in vrijwel alle kleine tot grote organisaties te vinden zijn, inclusief openbare entiteiten, zoals scholen en ziekenhuizen, tot particuliere bedrijven, zoals bedrijven die hun inventaris in magazijnen beheren.
De 5 Kerncompetenties van Facility Management
Volgens de International Facilities Management Association (IFMA) is facility management een interdisciplinaire praktijk die “denkt aan de coördinatie van mensen, plaats, proces en technologie”. Uitgesplitst betekent dit dat een facility manager verantwoordelijk is voor het succes van alle facetten van de faciliteit, inclusief organisatie, veiligheid, beveiliging en onderhoud, samen met de belangrijkste dagelijkse operationele praktijken.
Het lijkt misschien een overweldigende klus om één persoon of een klein team in te zetten – en het is een overweldigende klus – maar wat belangrijk is om te onthouden, is het feit dat facility management slechts één aspect is van wat een gezond bedrijf maakt. Simpel gezegd, alle benodigde afdelingen moeten samenwerken met facilitaire managers om het algehele succes van een bedrijf op te bouwen.
Dit is wat de discipline van facility management inhoudt – en waarom slecht management gemakkelijk kan leiden tot de ondergang van een organisatie:
1. Veiligheid
Het is de taak van het facilitair management team om de veiligheid te waarborgen van alle werknemers en klanten die het pand bezetten. Deze verantwoordelijkheid omvat alle mogelijke milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties, in het bijzonder die met betrekking tot het gebouw en zijn uitrusting.
Als u dit niet doet, kan dit serieuze zaken betekenen in de vorm van boetes, verloren zaken of zelfs vervolging als wordt aangenomen dat de nalatigheid van de manager of het bedrijf slachtoffers of blijvende milieuschade heeft veroorzaakt. Brand staat bijvoorbeeld meestal bovenaan de radar van facilitaire managers, omdat het een te voorkomen tragedie is die, mits voldoende voorbereid, levens en waardevolle inventaris kan redden.
Een gedegen facilitair management team kan zijn bedrijf het beste beschermen door te garanderen dat alle aspecten van de faciliteit up-to-code zijn, de medewerkers goed zijn opgeleid en alle vergunningen en certificaten volledig geldig zijn. Deze functie omvat alles van veilige en efficiënte verlichting tot vloerkeuzes.
2. Beveiliging
Na belang komt de veiligheid van de faciliteit op de tweede plaats, nog een ander belangrijk stukje van de puzzel waarop het facilitaire management team moet antwoorden. Hoewel grotere bedrijven of bedrijven met bijzonder dure inventaris of apparatuur de verstandige keuze kunnen maken om hun beveiligingsbehoeften uit te besteden in de vorm van een privébedrijf, is het nog steeds de rol van de facility manager om ervoor te zorgen dat het bedrijf competent presteert.
Technologische vooruitgang zoals biometrie en wearables maken het mogelijk om strikte toegangscontrole te handhaven voor streng beveiligde gebieden, maar het is aan facility managers om op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen en slimme investeringen in beveiligingstechnologie te doen.
Naast algemene veiligheid is het ook belangrijk dat het facilitair managementteam over de technologische kennis beschikt om de duurste hardware te beschermen en te onderhouden. Deze rol is van cruciaal belang omdat het dubbel bevestigt dat activa net zo goed worden beschermd als de veiligheid van de gemeenschap.
3. Onderhoud en inspecties
In de bovenstaande definitie is sprake van ‘alle ondersteunende activiteiten’. Maar wat bedoelen we daarmee? Schoonmaak in de breedste zin van het woord is zeker één van die activiteiten. Maar facilitaire diensten hebben een veel bredere betekenis. Ook de volgende diensten worden erbij gerekend:
Ongeacht de focus van de organisatie, één van de meest onachtzame dingen die een facilitair management team kan doen, is verslappen aan de onderhoudstaken van het gebouw. Elk deel van het gebouw, inclusief geïnstalleerde machines zoals HVAC-systemen, moet worden onderhouden door het facilitair management team.
Omdat sommige faciliteiten talloze elementen bevatten die regelmatig onderhoud nodig hebben, helpt het opstellen en volgen van strikte onderhoudsschema’s om ervoor te zorgen dat alle bewegende en permanente delen van de faciliteit up-to-date blijven en tot ver in de toekomst blijven werken.
Naast algemeen onderhoud zijn inspecties ook iets waar facilitair management teams altijd klaar voor moeten zijn. Ze kunnen het bedrijf voorbereiden door, indien nodig, interne inspecties uit te voeren voor de vele formele regelgevende inspecties die ze jaarlijks kunnen ondergaan.
Natuurlijk moet het team ook rekening houden met elke keer dat de faciliteit een grote verandering ondergaat in hardware, voorraadniveau of capaciteit – en ze moeten ook alle wetswijzigingen in de gaten houden die van invloed kunnen zijn op hun huidige procedures.
4. Bedrijfscontinuïteitsplanning
Om u te ondersteunen in facilitaire dienstverlening begeleidt ATIR België u bij uw (Europese) aanbestedingen en inkoop van de schoonmaak. Dit betreft niet alleen simpelweg het uitvoeren van de Europese richtlijnen. Afhankelijk van uw wensen en de complexiteit kunnen de volgende stappen onderdeel uitmaken van de aanbesteding.
Onderdeel van het leiden van een effectief facilitair management team betekent plannen voor ‘worst case scenario’s’. Dit betekent dat elk team moet gaan zitten met de krachten die er zijn om een plan te bedenken voor het geval er zich een ramp voordoet en het bedrijf het zich niet kan veroorloven om de activiteiten stop te zetten.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een gemeentehuis een grote brand doorstaat en de autoriteiten het hele hoofdgebouw als total loss beschouwen. Het gemeentehuis zit midden in een semester dat niet kan worden afgebroken – dit is een situatie waarin voorafgaande planning van de bedrijfscontinuïteit van cruciaal belang is. Als dit in het bovengenoemde scenario zou zijn gebeurd, zou het facilitair management team al alternatieve locaties hebben bedacht om lessen te houden en de administratieve taken van de organisatie uit te voeren. Naast de nieuwe locatie zou het team al een solide plan hebben gemaakt voor de beveiliging, het onderhoud en de basisbehoeften van de tijdelijke faciliteit.
5. Dagelijkse operationele taken
Naast het opstellen van veiligheids- en beveiligingscontracten voor de faciliteit, is het ook belangrijk dat facilitaire management teams zijn georganiseerd om de inherente dagelijkse uitdagingen die zich kunnen voordoen aan te pakken. Afhankelijk van hoe de betreffende organisatie is gestructureerd, kan dit van alles betekenen, van het repareren van een lekkend dak in het damestoilet tot het verhelpen van problemen met de koffiemachine.
Het maakt niet uit hoe groot de organisatie is, het is van cruciaal belang dat de leidinggevenden een facilitair manager aanstellen die een betrouwbaar, bekwaam team kan inhuren of uitbesteden. En omdat niet elk bedrijf gevuld is met veiligheidsbewuste personen, is het de taak van deze manager om op te treden als pleitbezorger voor de werknemers en/of klanten die hun faciliteit bezetten. Dit niveau van vasthoudendheid en aandacht voor detail in het facility management-spectrum is noodzakelijk – in feite kan het een bedrijf of zelfs een leven redden.