Sinds 1 september 2024 moet elke werknemer die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoert het begin en het einde van zijn of haar activiteiten en ook de rustpauzes, registreren via Check In and Out at Work. Er gold aanvankelijk een overgangsperiode waarin nog geen sancties werden opgelegd, behalve bij fraude; die periode werd verlengd tot 30 april 2025. Sinds eind 2025 is deze tolerantieperiode definitief afgelopen en passen de inspectiediensten effectief boetes toe bij niet-naleving. Als onafhankelijk schoonmaakadviesbureau zien wij bij ATIR dagelijks hoe organisaties hiermee omgaan. Wij adviseren hen hoe dit binnen het contractbeheer meerwaarde kan creëren.
Wat is Check In and Out at Work?
Check In and Out at Work (CIAO) is de onlinedienst van de overheid waarmee aanwezigheden op de werkplek worden geregistreerd. Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs registreren zelf, in real time, wanneer zij hun activiteiten starten (in) en beëindigen (uit). Ook rustpauzes moeten worden geregistreerd. De werkgever kan deze registratie niet vooraf of achteraf doen: de registratie gebeurt ter plaatse, op het moment zelf.
Voor wie geldt de verplichting?
De registratieplicht geldt voor werknemers die activiteiten uitvoeren die tot doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij en waarvan de aangifte onderworpen is aan de drempelbedragen die gelden voor werken van het type “onroerende staat”. Concreet betekent dit dat een aanzienlijk deel van de reguliere schoonmaakopdrachten bij klanten onder deze verplichting valt.
Waarom deze verplichting er is
De overheid wil met deze registratie twee doelen bereiken: de veiligheid van schoonmakers verbeteren en de strijd tegen sociale fraude opdrijven. Door aanwezigheden real time te registreren, ontstaat een objectief beeld van wie waar en wanneer aan het werk is, wat bovendien nuttig is bij incidenten of calamiteiten op locatie.
Hoe verloopt de registratie in de praktijk?
Er zijn twee manieren om te registreren:
- Via smartphone. Medewerkers registreren via de eigen app van de werkgever, via een QR-code of weblink naar Check In and Out at Work, of rechtstreeks via de onlinedienst. Bij de laatste twee opties is aanmelden via Itsme vereist, en moet geolocatie op het toestel geactiveerd zijn.
- Via badge of ander middel. De werkgever kan ervoor kiezen om de registratie automatisch te laten verlopen via een badgesysteem of een ander technisch middel.
Wat ATIR België organisaties adviseert
Een correcte registratie is meer dan een wettelijke verplichting afvinken. Vanuit onze rol als onafhankelijk schoonmaakadviesbureau adviseren wij organisaties om dit structureel te benaderen, zodat het onderdeel wordt van goed contractbeheer in plaats van een eenmalige administratieve actie. Concreet raden wij het volgende aan:
- Kies een registratiemethode die past bij de teams op de werf. Niet elke medewerker heeft dezelfde affiniteit met een smartphone-app. Wij adviseren organisaties om af te wegen of badge-registratie voor bepaalde teams eenvoudiger en betrouwbaarder is dan een systeem dat afhankelijk is van Itsme en geolocatie.
- Communiceer helder en tijdig naar de medewerkers. Wij adviseren organisaties om vooraf duidelijk te communiceren wat, waarom en hoe er geregistreerd moet worden, en een concreet aanspreekpunt te voorzien voor vragen of technische problemen ter plaatse.
- Test de technische randvoorwaarden op elke locatie. Geolocatie en netwerkbereik zijn niet overal even betrouwbaar. Wij raden aan dit vooraf per locatie te testen, zeker in kelders, technische ruimtes of grote gebouwencomplexen.
- Borg de opvolging in het contractbeheer. Wij nemen aanwezigheidsregistratie mee als vast aandachtspunt in de periodieke evaluaties en KPI-opvolging die wij voor klanten organiseren, naast de gebruikelijke kwaliteitsmetingen. Zo blijft de naleving zichtbaar en aantoonbaar richting alle betrokken partijen.
- Volg de getikte uren op in relatie tot de calculatie-uren. Bij een aantal klanten volgen wij de via Check In and Out at Work geregistreerde uren mee op in relatie tot het aantal uren waarop het contract gecalculeerd is. Zo ontstaat zicht op eventuele afwijkingen tussen wat effectief gepresteerd wordt en wat vooraf is afgesproken.
- Maak een discrepantie tussen uren en kwaliteit bespreekbaar. Wanneer de getikte uren afwijken van de calculatie-uren, ontstaat al snel een spanningsveld met de geleverde schoonmaakkwaliteit — zeker bij resultaatgerichte contracten, waar niet het aantal uren maar het eindresultaat centraal staat. Wij adviseren organisaties om zo’n discrepantie expliciet te bespreken met de dienstverlener, in plaats van het louter als een registratiekwestie te behandelen.
Aan de slag met ATIR België
Merkt u een discrepantie tussen de getikte uren en de calculatie-uren binnen een contract en vraagt u zich af wat dit betekent voor de geleverde schoonmaakkwaliteit? Als onafhankelijk schoonmaakadviesbureau denken wij hier graag met u over mee. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.