In een steeds digitaler wordende wereld is het beheren van contracten in de schoonmaakbranche vaak nog een tijdrovende en foutgevoelige taak. Veel organisaties werken nog steeds met papieren contracten, Excel-spreadsheets en handmatige processen, waardoor belangrijke data verloren gaat en onduidelijkheden ontstaan. Maar de toekomst ligt duidelijk in digitaal contractbeheer.
Bruno Van Coillie, Dagelijks Bestuurder van ATIR: “Met de digitale tools die ATIR inzet voor schoonmaakcontractbeheer, kunnen organisaties en schoonmaakbedrijven niet alleen hun processen stroomlijnen, maar ook de efficiëntie, kostenbesparing en samenwerking met leveranciers aanzienlijk verbeteren.”
ATIR biedt innovatief en digitaal contractbeheer en bewaakt de naleving van het schoonmaakcontract, zowel bij uitbesteding als schoonmaak in eigen beheer. Ons doel is om geen grijze zones in contracten te laten ontstaan, met een juiste borging van kwaliteit, optimale transparantie en schoonmaak op maat. In dit blog nemen wij u mee in waarom digitaal schoonmaakadvies de toekomst is.
De voordelen van digitaal schoonmaakcontractbeheer
Het beheer van schoonmaakcontracten gaat verder dan alleen het ondertekenen van het contract en de implementatiefase van de dienstverlening. Het is een proces dat zorgt voor een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wanneer dit proces digitaal wordt beheerd, ontstaan er talloze voordelen die het beheer aanzienlijk verbeteren:
Efficiëntie & kostenbesparing
Digitale systemen elimineren de tijd die besteed wordt aan het handmatig invoeren, aanpassen en doorsturen van facturen en mutaties. Waar voorheen veel communicatie heen en weer ging tussen contactpersonen over versiebeheer, kan dit nu snel en eenvoudig in de software beheerd worden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar minimaliseert ook de kans op menselijke fouten, zoals dubbele facturen en fouten in Excel-calculaties. Dit kan al snel tientallen euro’s per locatie besparen.
Transparante samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Een digitaal contractbeheersysteem zorgt voor betere communicatie en transparantie in samenwerkingen. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer kunnen eenvoudig toegang krijgen tot contractinformatie, gespreksverslagen, de status van taken en wijzigingen. Bovendien kunnen de prestaties van de dienstverlening eenvoudig geanalyseerd worden in het dashboard. Dit zorgt voor een snellere afstemming en versterkt het vertrouwen tussen beide partijen.
Hoe software het beheer van schoonmaakcontracten vereenvoudigt
ATIR werkt nauw samen met haar facilitaire softwarepartner Grip Facility, wiens software speciaal is ontwikkeld voor digitaal contractbeheer en gericht is op het ondersteunen van organisaties bij het effectief beheren van schoonmaakcontracten. De voordelen zijn talrijk, maar laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste functies die de software biedt voor het vereenvoudigen van schoonmaakcontractbeheer:
Contractcalculaties digitaliseren
Een van de grootste uitdagingen in het schoonmaakcontractbeheer is het nauwkeurig berekenen van de kosten en het beheren van vaak ingewikkelde calculaties. ATIR maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger door contractcalculaties volledig te digitaliseren. Dit betekent dat als de calculatie beheerd wordt vanuit de software, er geen factuur gedoe en versieproblemen meer zullen optreden. Daarnaast genereer je enorm veel waardevolle data en inzichten.
Automatische contractherinneringen
Met de juiste contractsoftware kunnen organisaties automatische herinneringen instellen voor belangrijke contractdata, zoals vervaldatums, acties en wijzigingen in de dienstverlening. Dit zorgt ervoor dat belangrijke deadlines niet gemist worden en dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer altijd up-to-date zijn over de status van het contract.
Data-analyse voor data gestuurde beslissingen
Een van de belangrijkste voordelen van digitaal contractbeheer is de toegang tot één realtime dashboard, waardoor data-analyse en het uitdraaien van rapportages makkelijker is dan ooit. Als schoonmaakadviesbureau kunnen wij organisaties helpen snel inzicht te krijgen in de prestaties van hun contracten. Dit stelt hen in staat om data gestuurde beslissingen te nemen en hun processen verder te optimaliseren.
Kwaliteitsmetingen & realtime rapportages
KPI’s die in het contract zijn afgesproken? ATIR beschikt over haar eigen gebruiksvriendelijke kwaliteitsbeheer VSR-software, waarbij alle metingen digitaal worden gerapporteerd. Hierdoor heeft u altijd eenvoudig en realtime inzicht in de staat van het schoonmaakonderhoud in uw gebouwen. Deze rapporten bieden waardevolle inzichten die de bedrijfsvoering verbeteren en helpen bij het identificeren van knelpunten.
Data-analyse in één dashboard
Omdat het contract digitaal wordt beheerd in één realtime platform, is het mogelijk voor ATIR om data-analyse en benchmarks uit te voeren, en trends en patronen te ontdekken die anders misschien onopgemerkt zouden blijven. Daarnaast is het gemakkelijker om vanuit de software managementrapportages op te stellen. ATIR biedt bedrijven de tools om continue verbetering door te voeren en betere resultaten te behalen.
De coronapandemie heeft de focus op hygiëne en gezondheid versterkt en deze trend zal waarschijnlijk nog lange tijd aanhouden. Zorg ervoor dat u in het schoonmaakbestek duidelijke richtlijnen opneemt voor de hygiënische standaard die moet worden behaald. Dit gaat niet alleen om visuele netheid, maar ook om het elimineren van bacteriën, virussen en andere ziekteverwekkers. Denk hierbij aan het gebruik van desinfectiemiddelen en specifieke schoonmaakmethoden voor grondige reiniging.
Beschrijf de hygiënestandaarden in detail en geef aan hoe de effectiviteit van de reiniging kan worden gemeten, bijvoorbeeld via microbiologische testen of kwaliteitsmetingen.
Digitaal schoonmaakadvies: De toekomst
De toekomst van schoonmaakadvies ligt in digitaal beheer, in combinatie met persoonlijk advies vanuit onze experts. ATIR maakt naast het persoonlijke advies het digitaal beheren van schoonmaakcontracten eenvoudig, transparant en betrouwbaar, en biedt tegelijkertijd krachtige tools voor data gestuurde besluitvorming. Onze opdrachtgevers die overstappen naar digitaal beheer profiteren van verbeterde efficiëntie, lagere kosten en sterkere relaties met hun leveranciers.
De overstap naar digitaal beheer is niet alleen een stap vooruit in technologie, maar een essentiële strategische keuze voor organisaties die willen blijven groeien en zich aanpassen aan de eisen van de moderne markt.
Benieuwd hoe uw organisatie digitaal contractbeheer kan introduceren? Onze schoonmaakexperts denken graag met uw organisatie mee naar de best aansluitende oplossing. Neem contact met ons op voor meer informatie en laten we samen uitkijken naar de toekomst.