Een kijkje in het werk van een VSR Inspecteur
Bij ATIR België zijn we trots op onze VSR-inspecteurs die dagelijks werken aan het waarborgen van de kwaliteit van schoonmaakdiensten bij bedrijven en overheidsinstellingen. Een van deze experts is Tania, die sinds de overname van Spacewell door ATIR in maart 2024 bij ons is komen werken. In dit interview deelt Tania haar uitgebreide ervaring, haar rol als VSR-inspecteur en haar inzichten over het vak.
Hoelang werk je al bij ATIR? En hoe ben je bij ATIR terechtgekomen?
“Het is inmiddels 23 jaar geleden dat ik als VSR-inspecteur begon. Sinds 1 maart 2024 ben ik bij ATIR komen werken, nadat ATIR Spacewell heeft overgenomen. De overgang naar ATIR heeft veel positiefs gebracht. Vroeger voerden we kwaliteitsmetingen nog uit met pen en papier, maar bij ATIR werken we volledig digitaal, wat alles veel sneller en overzichtelijker maakt. Ik ben dan ook erg blij met mijn huidige functie bij ATIR we kunnen echt het verschil maken in de kwaliteit van de schoonmaakdienstverlening.”
Welke werkervaring heb je opgedaan voordat je als VSR-inspecteur aan de slag ging?
“Voordat ik VSR-inspecteur werd, heb ik veel ervaring opgedaan in de schoonmaakdienstverlening bij verschillende bedrijven. Zo was ik zelf beheerder van het schoonmaakbedrijf Netimo. Na tien jaar heb ik gekozen voor een nieuwe uitdaging bij een ander bedrijf, waar ik verantwoordelijk was voor het begeleiden van calculaties en aanbestedingen. Doordat ik de operatie door en door ken, kan ik de VSR controles beter uitvoeren.”
Heb je een opleiding tot VSR-inspecteur gevolgd?
“Ja, elke VSR-inspecteur dient een basisopleiding te volgen bij het SVS Instituut in Nederland. Bovendien is er elk jaar een herhalingstraining verplicht, wat belangrijk is om up-to-date te blijven met de laatste normen en technieken.”
Kun je ons wat meer vertellen over ATIR en de diensten die het biedt?
“ATIR is een van de twee schoonmaakadviesbedrijven die VSR-kwaliteitsmetingen uitvoert bij bedrijven en overheidsinstellingen in België. Momenteel ben ik verantwoordelijk voor de VSR-metingen voor de Stad Gent, die 300 gebouwen omvat, variërend van kleine panden tot grote gebouwen. Voor deze gebouwen voer ik inspecties uit en loop ik de VSR-controles. Voor kleinere gebouwen kan ik wel negen locaties per dag inspecteren, voor grotere ongeveer zeven.”
Kun je een typische werkdag beschrijven in jouw rol als VSR-inspecteur?
“Mijn dag begint om 6:30 uur, waarna ik een uur naar de locatie rij. Om 7:00 uur bel ik het schoonmaakbedrijf om aan te geven dat ik een VSR meting ga uitvoeren. Van 8:00 tot 13:00 uur voer ik de VSR-metingen uit. Daarna verzamelen we alle gegevens en creëren we een rapport. In dit rapport staan de resultaten, afkeuringen en positieve bevindingen. Het rapport wordt vervolgens verzonden naar zowel de opdrachtgever als de schoonmaakleverancier.”
Wat zijn de belangrijkste taken en doelstellingen van een VSR-inspecteur binnen ATIR?
“De belangrijkste doelstelling is het waarborgen van een hoge en consistente kwaliteit van de schoonmaakdiensten die voldoen aan de VSR-normen. Daarnaast identificeren we verbeterpunten in de schoonmaakprocessen om de algehele servicekwaliteit te verbeteren. Dit doen we door inspecties uit te voeren, gedetailleerde rapporten op te stellen en schoonmaakteams zowel positief als constructief te benaderen. We controleren onder andere schoonmaakkarren, kalenderlijsten, de buitenomgeving, en week- en periodieke taken.”
Welke normen en richtlijnen volg je bij het uitvoeren van een VSR-inspectie?
“Bij een VSR-inspectie volgen we de normen die zijn vastgelegd in het contract tussen de klant en de schoonmaakleverancier. We kijken bijvoorbeeld naar de meetstaten en specificaties van de klant, en of de schoonmaak volgens de takenkaarten wordt uitgevoerd.”
Hoe ziet het inspectieproces eruit?
“Een VSR-meting is een methode om objectief de kwaliteit van schoonmaak te beoordelen en vast te stellen of een ruimte voldoet aan de afgesproken schoonmaaknormen. Het inspectieproces bestaat uit verschillende pijlers: visuele inspectie, objectieve meetcriteria, beoordeling en rapportage.
Het proces begint in de ochtend, wanneer we eerst de contactpersoon van de schoonmaakleverancier bellen om aan te geven dat we een VSR-meting gaan uitvoeren. Daarna rijden we naar de locatie en kiest ons VSR-systeem willekeurig de ruimtes die gecontroleerd moeten worden. Tijdens de inspectie voeren we een visuele inspectie uit volgens objectieve meetcriteria en geven we direct feedback over wat goed is en wat niet goed is. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan en dat de schoonmaakleverancier onmiddellijk op de hoogte is van onze bevindingen. Na de inspectie rapporteren we onze resultaten en bieden we gedetailleerde feedback aan zowel de opdrachtgever als de schoonmaakleverancier”
Wat zijn de meest voorkomende schoonmaakproblemen die je tijdens je inspecties tegenkomt?
“De meeste problemen die we tegenkomen zijn:
- De schoonmaakplanning wordt niet gevolgd.
- Bij ziekte van medewerkers wordt er vaak onvoldoende kennis doorgegeven aan de vervangende medewerkers.
- Veelgemaakte schoonmaakfouten zijn onder andere het vergeten van randen en riggels, het niet schoonmaken van afvalbakjes en borstelhouders, of het niet goed schoonmaken achter deuren of onder en achter toiletten.”
Hoe ga je om met klanten die niet tevreden zijn met de schoonmaakresultaten?
“Wij adviseren onze klanten om regelmatig in gesprek te blijven met hun schoonmaakpartners, bij voorkeur elke drie maanden. Dit zorgt ervoor dat zowel positieve als negatieve bevindingen besproken kunnen worden, waardoor de samenwerking verbeterd kan worden.”
Welke tools en technologieën gebruik je om je inspecties efficiënt en accuraat uit te voeren?
“We gebruiken de VSR-app van ATIR, een door onszelf ontwikkelde software die metingen ondersteunt. De app zorgt ervoor dat we de metingen visueel kunnen beoordelen en snel de feedback in het systeem kunnen plaatsen. Daarnaast beschikt ATIR over haar eigen gebruiksvriendelijke kwaliteitsbeheer software, waarbij alle metingen digitaal zijn gerapporteerd. Hierdoor heeft u altijd eenvoudig en realtime inzicht over de staat van het schoonmaakonderhoud in uw gebouwen”.
Hoe meet je het succes van een schoonmaakteam en hoe geef je feedback aan de medewerkers?
“We proberen altijd opbouwende feedback te geven, omdat negatieve feedback vaak niet helpt bij het verbeteren van de dienstverlening. Het menselijke aspect speelt een grote rol bij onze metingen. We geven schoonmakers bijvoorbeeld complimenten wanneer ze het goed doen, en bij drie positieve metingen krijgen de medewerkers een cadeautje.”
Wat zou je mensen aanraden die geïnteresseerd zijn in een carrière als VSR-inspecteur?
“Ik zou aanraden om eerst enige ervaring op te doen in de schoonmaakdienstverlening, zodat je je beter kunt inleven in de dagelijkse werkzaamheden van schoonmakers. Daarnaast is het belangrijk om de opleiding bij het SVS Instituut te volgen, en wij als ATIR willen graag investeren in de opleiding van nieuwe inspecteurs.”
Heb je tips voor bedrijven die hun schoonmaakstandaarden willen verbeteren, maar niet weten waar ze moeten beginnen?
“Mijn tip is om VSR-controles toe te voegen als een kwaliteitsmeetmethode. Met de ervaring die wij hebben, kunnen wij echt een meerwaarde creëren voor je organisatie. Bedrijven die de VSR-meting nog niet hebben geïntegreerd, merken vaak dat schoonmaakbedrijven hier van profiteren, wat resulteert in een lagere kwaliteit van de dienstverlening. We verwachten dat de vraag naar VSR-metingen alleen maar zal toenemen, zeker na de coronaperiode.”
Hoe creëert ATIR meerwaarde?
In mijn ogen creëert ATIR meerwaarde door kwaliteitsmetingen digitaal te borgen. De rapportage draagt, onafhankelijk van de uitslag, altijd bij aan een constructief contractbeheer dat gebaseerd is op continuïteit van de kwaliteit optimaal uitgevoerde schoonmaakdienst. En de onafhankelijke status van Atir geeft een meerwaarde aan de uitspraken van door haar uitgevoerde kwaliteitscontroles.
Benieuwd naar VSR-kwaliteitsmetingen binnen uw organisatie? Neem contact met ons op, wij denken graag met u mee.